El sector de los programas de gestión cuenta con muchas posibilidades, pero no todas van a valer para las empresas. La selección de un buen programa necesita analizar de forma profunda las opciones, pero también los requisitos de la compañía.
A la hora de seleccionar software gestor documental hay que saber el sector de la actividad de la empresa en cuestión. Existen algunos tipos que son propios y exclusivos de cada sector.
Pensemos que, por ejemplo, para la gestión de documentos en el sector de los abogados, es importante pensar en la gran cantidad de documentación que generan a diario en papel. Disponer de un escáner que sea potente para digitalizar los documentos y después proceder a almacenarlos en un gestor de documentos que sea eficaz y rápido.
Conociendo las particularidades de los softwares de gestión documental
Hay bastantes particularidades que hacen que los sectores necesiten de un gestor de tareas especializado. La compra de un sistema adaptado a los requisitos que tenga la empresa va a suponer la rentabilización del esfuerzo de la empresa de manera importante.
No solo hablamos de dinero, también de otros factores como el tiempo o la eficacia en las tareas. Son muchos los fabricantes que usan esta clase de diferenciación, para que así saber los sectores a los que se dirigirá el programa.
Programas de gestión de documentos dependiendo de la clase de empresa
Hasta en los casos en los que se llegue a una solución en concreto para cada sector, las empresas cuentan con una serie de particularidades que hay que atender.
Se debe pensar en factores como el tamaño, la sencillez, el sistema operativo o la movilidad, de cara a saber esos aspectos que deben ser tenidos en cuenta.
Por ejemplo, que las compañías que tienen muchos trabajadores fuera de la oficina. Esta clase de empresas tienen que buscar una solución para la movilidad y que ello sea algo básico para la compañía.
¿Qué documentos y software son los especializados?
Existe una tendencia a nivel general de que los programas que se dedican a la gestión de documentos tienen que trabajar con los documentos de los formatos que son más populares para buena parte de los trabajadores.
El software influye de manera positiva en la productividad laboral y por este motivo tiene tanto éxito, pero el caso es que hay muchos formatos que, aunque se usen menos, son básicos para el día de las empresas.
A la hora de elegir un gestor de documentos, la compañía debe conocer profundamente la clase de documentos o archivos que se manejan y elegir en consecuencia en este sentido.
No solo es necesario el conocimiento de los formatos que soportan, también en qué medida se utilizan. En el mercado existen una serie de programas con los que es posible algo tan importante como la visualización de muchos de los formatos, pero no van a permitir que se modifiquen o sean creados en los parámetros del gestor de documentos.
Programas de gestión de documentos más populares
Existe también un importante mercado de programas de gestión para empresas es de gran amplitud, pero no todos van a ser igual de famosos. Hay en mercados importantes marcas que tienen unas grandes cuotas de mercado y que son muy utilizados.
A pesar de ello, hay que ser conscientes de que hay bastantes herramientas que no tienen la difusión de las marcas más importantes, pero que le dan una serie de soluciones de gran eficacia y potencia para bastantes empresas.
En el proceso en el que se selecciona un gestor de documentos, no hay que olvidar que la empresa tendrá que confiar en el análisis de todas las opciones que sean posibles. Así es como van a lograr comprar el mejor programa para su empresa.
¿Cuáles son las funciones de un gestor de documentos?
Debemos tener claro que los programas para la gestión de documentos se pueden seleccionar dependiendo de las funciones que se ofrezcan. Buena parte de los gestores de documentos tienen una serie de características que son básicas, pero puede que no sean lo bastante extensas o efectivas para otras empresas.
Pensemos en que, por poner un ejemplo, escanear los documentos físicos para la digitalización es la fase primera del proceso de trabajo. Una función que es ofrecida para la totalidad de programas del mercado, aunque no todos se van a complementar con el reconocimiento óptico de los caracteres.
Este elemento es importante, permitiendo a la empresa que pueda trabajar el texto que proceda de un documento que se haya escaneado en el procesador de textos que esté predeterminado. La lista de funcionalidades que ofrece un programa de gestión de documentos es de lo más amplia.
Lo más importante es, saber qué necesidades tiene la empresa y encontrar el proveedor más fiable y que tenga más posibilidades de adaptarse a lo que se busca.
